בלוג האימון של טלי פלד
0
11.06.17
אימון מנהלים – ניפוץ המיתוס על מולטיטסקינג

אימון מנהלים – מה תבחרו: מולטיטסקינג או מיקוד ?

מולטיטסקינג או בעברית ריבוי משימות היא היכולת לבצע מספר משימות במקביל. מנהלים רבים מתפארים ביכולתם זו, חלק מקנאים באחרים אשר מסוגלים לתמרן בין שלל המשימות בו-זמנית. בשלב בו אני עובדת עימם באימון על חלוקת זמן ומשאבים, על טפל ועיקר וכן על המיקוד שלהם כמנהלים המובילים צוות עובדים מתברר כי 'לתזז' בין משימות אינה הדרך הנכונה לנהל, מיקוד במשימה אחת ולאחריה מעבר למשימה הבאה – היא דרך אפקטיבית יותר לביצועים טובים וניהול מוצלח. ולמרות זאת מנהלים רבים מחפשים את יכולת המולטיטסקינג בבואם לגייס עובדים. מולטיטסקינג היא היכולת לבצע מספר משימות במקביל אך מבלי שהדבר יגרע מאיכות ויעילות הביצוע. האמנם זה מה שקורה בפועל?

מולטיטסקינג מזכיר לי קצת להטוטנים בקרקס המקפיצים מספר כדורים בו זמנית כשלרשותם שתי ידיים בלבד… אך בעולם העבודה ראוי שריבוי המשימות לא יידמה ללהטוטנות שכן מנהלים נבחנים בסופו של דבר לא על הקפצת כדורים אלא על תוצאות וביצועים.

פה בדיוק נשאלת השאלה – האם ריבוי משימות הוא בכלל משימה אפשרית ? האם איננו מפריזים, לעיתים עד כדי להטוטנות, להספיק כמה שיותר? כן, אני מניחה שרובכם תאמרו שאין בעיה עם ריבוי משימות, וגם שאי אפשר אחרת בעולם דינמי, שמי שלא יתמודד עם ריבוי המשימות לא ישרוד בתפקידו וכו'. האמנם ?

אולי זו פשוט דרך להוכיח שאנחנו 'שווים' כמנהלים בשל יכולות מופלאות לבצע יותר עבודה? ואולי אנחנו נגררים לריבוי המשימות מבלי לעצור ולחשוב ומתקשים להבחין כי לריבוי משימות גם צדדים שליליים לא פשוטים? ואולי אנו שוגים באשליה שביצוע בו זמני של מספר משימות יאפשר לנו ניצול זמן מיטבי ומקסימלי כך שלאחר מכן נישאר עם זמן פנוי? אין ויכוח על כך שעולמנו מורכב מריבוי משימות, גם אין ויכוח על כך שקצב העבודה רק גובר ועדיין כמו כל דבר בחיים -המינון הנכון והמיקוד בתוך ריבוי משימות הוא שקובע את איכות העבודה, את הביצועים ואת התוצאות.

מחקרים שונים שנעשו בשנים האחרונות הוכיחו כי ביצוע מטלות במקביל אכן אפשרי, אך יש לכך מחיר הבא לידי ביטוי ביכולת שלנו להתרכז לאורך זמן, ביכולת הקשב, במשאב הזמן המוגבל ולטעמי בעיקר במיקוד שלנו כמנהלים ובטיב הביצועים. בנוסף, מספר מחקרים מראים כי 28% מזמנם של מנהלים מבוזבז על הפרעות והסחות דעת ועל זמן התאוששות לפני חזרה לעבודה סדירה (ובמילים שלי – להתאפס מחדש).

מחקר מעניין שנעשה בשנת 2007 בחברת מיקרוסופט למשל, מצא כי לקח לעובדים בממוצע כ-15 דקות לחזור לעבודה לאחר הסחות של מיילים וזאת בנוסף לזמן שהוקדש למיילים שהיה כ-10 דקות בממוצע. זכרו – מדובר בהפרעות והסחות דעת של מיילים ולא בזמן שתוכנן מראש על מנת לקרוא מיילים. הנתון הזה משמעו ששלוש הסחות כאלו גוזלות כשעה מזמננו היומי !

וכרגיל, מדע המוח שהתפתח בעשור האחרון ומביא לנו מחקרים מעניינים מספק את התשובה מדוע ריבוי משימות אינו אפקטיבי: המוח האנושי, מסתבר, מורכב אמנם ממיליארדי נוירונים וקשרים סינפטיים אך מוגבל בבסיסו ביכולת להתרכז בשני דברים. אז נכון שאנחנו עוסקים ביותר מדבר אחד, אך רמת הביצועים נחלשת עם ריבוי המשימות ופיזור הריכוז.

הוידאו להלן ימחיש לכם היטב את הנושא:

אז מה אתם אומרים? אולי הגיע הזמן לקרוא תיגר על הנחיצות של תכונה זו??

אימון מנהלים – הפתרון לריבוי משימות

הדרך הנכונה לנהל בעידן של ריבוי משימות היא יותר מיקוד ופרוק משימות ופחות הסחות דעת. מנהלים צריכים להבין מהן המשימות החשובות ביותר שכדאי להתרכז בהן לעומת משימות שיכולות להיכנס לקטגוריית 'האצלת סמכויות' ולעבור לידיים אחרות לביצוע.

משימות חשובות הן אלו אשר יקדמו אותנו לעבר המטרות. משימות אחרות יכולות להיות מסוגים שונים, כולל משימות של כיבוי שריפות למשל אך ללא תרומה ממשית ברמה העסקית וכולל הסחות דעת בצורת מיילים, טלפונים, מסרונים ועוד. יחד עם זאת, עלינו לזכור כי ישנן משימות, אפילו הפשוטות מביניהן כמו קריאת דוא"ל כל יום שהן אמנם הסחות דעת לעיתים אך הכרחיות ואי אפשר לוותר עליהן. הדרך להתמודד איתן היא להקציב להן זמן מתוכנן בלוחות הזמנים שלנו.

לדוגמא: אחד המנהלים שעבדתי איתו נהג להסתכל כל הזמן על הודעות נכנסות שהופיעו על המסך. כל כניסה להודעה ובדיקתה הוציאה אותו מ'איפוס'. קבענו יחד שהוא יעבור על הדואר שלוש פעמים ביום בלבד – בבוקר עם הגיעו למשרד כדי לראות שאין משהו חשוב, בצהריים למשך כרבע שעה ולקראת סוף היום ישיב לדואר ויטפל בו. אם יהיה משהו שהוא בגדר 'חשוב ביותר', כזה שבאמת לא ניתן לדחות אותו – הוא יטפל בו מיידית. שאר היום יוקדש למשימות שזוהו על ידו כחשובות ומקדמות. הגישה הראשונה שלו בתחילת האימון היתה כמובן גאווה על יכולתו להתנהל מולטיטסקינג. לאחר שהבין את הנזק בהפרעות, את חוסר המיקוד בדברים החשובים ואת רמת הביצועים שלו היורדת ככל שמספר המשימות עולה – השתנה אופי עבודתו והוא הפך ממנהל המונע מרצון להספיק כמה שיותר למנהל ממוקד ועם פחות משימות. סדרי עדיפויות נכונים אפשרו לו זאת.

לכן, חשוב שתלמדו כיצד לגבש סדרי עדיפויות נכונים. אם טעיתם בגיבוש – לא נורא, תתקנו וכפי שאמר פיטר דרוקר, אבי תורת הניהול: "מוטב לגבש סדר עדיפויות שגוי, מאשר לא לגבש אחד בכלל".  זכרו, יכולת מפותחת לריבוי משימות היא לא הוכחה לניהול מיטבי. היא הוכחה לכך שעולמנו הניהולי מורכב ועמוס. כמנהלים אתם חווים הפרעות וריבוי משימות כל היום אך ריבוי זה אינו משפר את התוצאות אלא פוגע בהן. במקום להיות להטוטנים, שפרו את יכולת תיעדוף המשימות והגדרה של לוחות זמנים והימנעו ככל הניתן מהסחות דעת.

אני מזמינה אתכם לקפיצת מדרגה אישית, מקצועית וניהולית ולתיאום פגישת הכרות:

 לקריאה נוספת – מנהלים צעירים

 

 

אתם מסכימים? יש לכם מה לומר? אשמח לשמוע את דעתכם:


הוספת תגובה

בחזרה למעלה