בלוג האימון של טלי פלד
1
11.03.15
מנהלים חדשים – לא תאמינו כמה תיאום ציפיות חשוב בכניסה לתפקיד ניהולי

במסגרת אימון מנהלים שגרתי, אני נוטה לשאול את השאלה "מה הציפיות ממך כמנהל?". חלק גדול מהמתאמנים מתקשים לענות על השאלה הזו, ואם הם עונים, התשובה מתחילה במילים "אני מניח ש…". מתברר שבפועל, רוב מוחלט מהבוסים של המנהלים המגיעים אליי, לא מבצעים תיאום ציפיות עם הכניסה לתפקיד הניהולי. חשוב להבהיר שבנושא הציפיות, אין "להניח ש…", אלא יש להגדיר זאת באופן ברור. אחרת, כמה חודשים לאחר הכניסה לתפקיד, עלולים לעלות לחלל האוויר משפטים כמו "לא עמדת בציפיות", כשלא הוגדרו בכלל ציפיות…

תמונה: AMBRO

תמונה: AMBRO

אבהיר כי תיאום ציפיות אינו הגדרת תפקיד ותחומי אחריות, אלא מה אנו מצפים שיקרה מבחינת הישגים, מכירות, יעדים ועוד. הציפיות אינן ניתנות לדיון – מדובר בהגדרה של הבוס והן חלק מהאסטרטגיה הארגונית. למשל, אם המטרה שלנו היא להיכנס לשוק חדש, ישנם יעדים ברורים מאוד. מה שניתן לדיון הוא הדרכים השונות להגיע לאותה מטרה.

כשלא מבצעים איתכם תיאום ציפיות

מנהלים יקרים, דעו כי מי שאמור ליזום את תיאום הציפיות בכניסה לתפקיד הניהולי הוא המנהל שמגייס אתכם לתפקיד. כאמור, מניסיוני, השיחה הזו לא מתרחשת ברוב המקרים. לדעתי האישית, המנהלים פשוט לא מודעים לחשיבות של תיאום ציפיות. הם מתארים לעובד שהפך למנהל מהם תחומי אחריותו, מי כלול בצוות שלו, נהלים אדמיניסטרטיביים, עדכונים לגבי ישיבות וכו', אבל לא מתארים לו למה הם מצפים ממנו.

לכן, אל תתביישו והעלו את הנושא בשיחה עם המנהלים שלכם. שאלו באופן ישיר: "מה הציפיות שלך ממני לשנה הקרובה?". גם אם המנהל המגייס יגמגם מעט, הקפידו לקבל את הציפיות באופן מסודר. הדבר יקל עליכם בהבנת המטרות וגם ישדר למנהל שלכם שיש לו על מי לסמוך.

כשמבצעים איתכם תיאום ציפיות

בין אם המנהל הישיר יזם את השיחה או אתם, שיחת תיאום הציפיות צריכה לכלול מספר מרכיבים, על פי הסדר הזה: הסבר של המנהל הישיר לגבי אסטרטגיית החברה, הסבר לגבי המטרות של הארגון כנגזרת מהאסטרטגיה, 'גזירת' היעדים מהמטרות ובהמשך גזירת המשימות מתוך היעדים. בשורה הסופית, המנהל החדש אמור להבין את כל אלו ואת ציפיות המנהל הישיר ממנו, כדי לעמוד ביעדים ובמטרות שהוצבו.

כאן גם לכם יש מקום כמנהלים האמורים לעמוד בציפיות, ולכן אתם יכולים לשאול מספר שאלות במסגרת השיחה, למשל:

  • מה אתה כמנהלי הישיר מצפה ממני בתפקיד? (הישגים חטיבתיים, מחלקתיים, צוותיים)
  • במה לדעתך עליי להתמקד בתפקיד על מנת להצליח?
  • ממה מורכבת ההצלחה שלי?
  • מה יהיה המדד להצלחתי בתפקיד? (נתח שוק, הגדלת מכירות, הגדלת לקוחות, גיבוש צוות פיתוח כך שיתקדם יפה בפרויקט מסוים וכו')
  • מהם לדעתך האתגרים שעומדים בפניי בדרך להצלחה?
אל תוותרו על שיחה עם המנהל הישיר בנושא (Stockimages)

אל תוותרו על שיחה עם המנהל הישיר בנושא (Stockimages)

סוגיות בתיאום ציפיות עם המנהל

  • האם הציפיות מכם מוגזמות? – אני נוטה להאמין שהמנהל הנכנס לתפקידו מקבל רף סביר לביצוע, אבל אם הוא נכנס לתפקיד ורואה שאין הלימה בין הציפיות ממנו לבין יכולתו לעמוד בציפיות (משאבים, כוח אדם מתאים וכדומה) הוא חייב לתקשר זאת במהירות עם המנהל שלו ולהסביר לו למה הוא זקוק כדי לעמוד בציפיות ולהצליח. אל תבואו בתלונות, אלא הציעו פתרונות מעשיים.
  • איך למדוד תיאום ציפיות? – בניהול, כל דבר הוא מדיד. פיטר דרוקר, אבי תורת הניהול, אמר: "אינך יכול לנהל את מה שאינך יכול למדוד". לכן, בכל רבעון יש למדוד את ההתקדמות ולא להמתין לסוף השנה ולומר 'נכשלת'. בתוך הרבעון יש לערוך ישיבות שבהן עליכם למדוד אם אתם עומדים בציפיות.

דגשים חשובים

  • בכניסה לתפקיד אל תנסו להרשים יותר מדי ביצירת ציפיות גבוהות, שספק אם תעמדו בהן.
  • שמרו על צניעות מול המנהל הישיר שלכם ואל תיתנו לו את הרושם שאתם כבר יודעים הכל.
  • הבהירו מול העובדים בצוות שלכם שהמשימות המוטלות עליהם ברורות ושהם יודעים מה מצופה מהם.
  • ספקו לעובדים שלכם משוב ברור ואף נהלו איתם שיחה אם ישנם פערים כלשהם להשלים.
  • הקדישו זמן לתכנון ולצמיחה – כמנהלים, יש לכם אחריות ולכן עליכם להציע כל העת פתרונות ודרכי פעולה חדשות. הקפידו להקצות זמן ספציפי ומוגדר לשם כך.

לסיכום

בסופו של דבר, לא כל מנהל שנכנס לתפקיד ללא תיאום ציפיות, ייכשל בתפקידו. אם המנהל מבין מהר מהם היעדים שלו ומסיק מכך מהן הציפיות ממנו – הוא יכול להצליח. העניין הוא שפעמים רבות מנהלים חדשים לא ממש מבינים את כל התמונה ואז הם מופתעים, כשמסתבר להם שלא מרוצים מהם. בכל מקרה, רוב המנהלים לא מבינים מה הציפיות מהם כשאני שואלת אותם על כך. כדי לחסוך את אי הנעימות וכדי לדעת כיצד לגזור מהיעדים משימות לצוות שלכם, התעקשו על תיאום ציפיות מסודר עם המנהל הישיר שלכם כבר בכניסה לתפקיד.

אם יש לכם שאלות או תהיות בנושא, אשמח שתיצרו איתי קשר. מעוניינים לשמוע פרטים על תוכניות האימון למנהלים? אתם מוזמנים לפנות אליי לתיאום פגישת הכרות ללא התחייבות:

1

  1. טלי, פוסט נהיר וטוב, שיכול מאוד לסייע למנהלים צעירים. מן הסתם חובה חשובה היא על מנהלים בכירם ליזום ולקיים תיאום ציפיות כזה, בהגינות, רצינות ואהדה בעצמם. תודה!

    נחום כץ

אתם מסכימים? יש לכם מה לומר? אשמח לשמוע את דעתכם:


הוספת תגובה

בחזרה למעלה