בלוג האימון של טלי פלד
0
07/05/2013
הדרכת מנהלים – איך לקיים שיחת פיטורין

איך לקיים שיחת פיטורין ו'להישאר בחיים' ?

לעיתים יש צורך להיפרד מעובד ושיחה מעין זו קשה לשני הצדדים. חשוב להתכונן לשיחה וכן לקושי הרגשי הכרוך בה. שיחת פיטורין לעולם לא תהיה שיחה קלה שכן פרידות קשות הן גם אם נעשות בכבוד והערכה. הסיבות לפיטורין שונות: החל מעובד שאינו מתאים לתפקיד, עובד שאינו 'מספק את הסחורה', עובד שנשחק ועד לעובד שנפרדים ממנו בצער בשל צמצומים לצורך התייעלות ארגונית או כל סיבה אחרת הנראית לארגון כמוצדקת. כך או כך, שיחת הפיטורין אינה שיחה נעימה לשני הצדדים ולכן הדבר החשוב ביותר בשיחה זו הוא לנהל אותה בצורה רגישה וללא האשמות.

תכנון שיחת הפיטורין

ראשית, חשוב לי להדגיש כי החוק בארץ מחייב מעסיקים לקיים שיחת שימוע לפני הליך פיטורין בה מפרטים לעובד את הישגיו ומתייחסים אליהם. שיחת השימוע מתקיימת כאשר עילת הפיטורין היא ביצועים ירודים, בעיות משמעת או כאשר הארגון בתהליך קיצוצים לשם התייעלות. יש להודיע מראש לעובד על שיחת השימוע על מנת לאפשר לו להתכונן אליה. לאחר קיום הליך השימוע בו ניתנת לעובד ההזדמנות להסביר את הצד שלו – מקיימים דיון בלעדיו ובו מחליטים סופית על הפיטורין. במידה והוחלט לפטר את העובד (ולא לתת לו סיכוי נוסף) , קובעים שיחה למטרה זו. היות ואנו פועלים על פי החוק – מחלקת משאבי אנוש חייבת להיות שותפה לתהליך ולשיחות ולבחון את חוקיות היבטי הפרידה. הקפידו על כך !

שיחת פיטורים צריכה להתקיים תוך שמירת כבודו של העובד המפוטר וכן שמירה על תדמית הארגון.

ראשית, זכרו כי מדובר על אדם שהולך הביתה וצריך להתמודד עם אי-וודאות כלכלית. הוא אינו יודע כמה זמן יעבור עד שימצא משרה מתאימה, יתכן והוא בעל משפחה ועליו לפרנס, לשלם משכנתא, לעמוד בהתחייבויות כספיות שלקח על עצמו. בנוסף, עליו להתמודד עם התדמית שלו כמפוטר הן במסגרת המשפחתית, הן במסגרת החברתית שלו. סיטואציה שכזו יכולה לפגוע קשות במפוטר אם לא נעשתה בצורה המיטבית.

שנית, אדם שפוטר בצורה לא יפה יזכור תמיד לרעה את הארגון על האופן שנהג בו. שוק העבודה הוא כזה שעובדים מדברים על חברות לטוב ולרע. אם אתם מצטיירים כארגון שאינו יודע כיצד לסיים קשרי עבודה – אתם פוגעים בתדמית שלכם. התדמית שלכם היא בקרב מחפשי העבודה אך גם בקרב ספקים ולקוחות ויש לה חשיבות עצומה בשוק העבודה ובשוק העיסקי.

איך מקיימים שיחה פיטורין בצורה נכונה ומכובדת?

מבנה שיחת הפיטורין אמור להיות כזה:  

הודעה  –  סיבה  –  אמפתיה/חיזוק  –  אופן הפרידה

1. תנאים לקיום השיחה: הקפידו לקיים את השיחה בבוקר כשאתם רעננים ולא בסוף היום. הקפידו לקיים אותה במשרד שלכם בדלת סגורה וללא הפרעות (ללא כניסות לחדר, מחשב כבוי, טלפון + נייד כבויים). מומלץ לקיים את השיחה בנוכחות מנהל/ת משאבי אנוש בארגון ובכל מקרה יש לקיים את השיחה בתאום עימם.

2. את שיחת הפיטורין יש לפתוח בהודעת הפיטורין כבר בתחילתה, דהיינו במשפט המסביר לשם מה הפגישה כדי שהעובד יבין מיידית במה מדובר. במילים אחרות: גשו ישר לעניין, ללא משפטי סרק המתפתלים סביב הנושא… עליכם להביא בחשבון כי עובד שפוטר עלול להגיב בצורות שונות: כעס, בכי, תדהמה,האשמות, בקשה להוכיח עצמו שוב וכו'. זהו חלק טבעי מהשיחה וחשוב להקפיד על שני דברים: 1. לאפשר לעובד להביע עצמו ולא לקטוע את דבריו. 2. להגיב בצורה אמפטית ומכילה: להביע צער על הסיטואציה, להביע הבנה לקשיים של העובד (משפטים כמו: אני מבין אותך…, אני מבין את הקושי…). לאחר שהודעתם על נושא הפיטורין, שתפו את העובד בהגיון העומד מאחורי הפיטורין, תנו הסברים ורקע להחלטה ואפשרו לעובד לשאול שאלות ולהבין.

3. שיחת הפיטורין לא נועדה לחנך את העובד ולכן אל תיכנסו למשפטים הבאים על מנת לחנך אותו: אם היית עובד אחרת אזי…. אם לא היית כך וכך אז…. עליכם להסביר את הפיטורין בצורה עדינה ללא האשמות ומבלי לנסות לחנך או לשנות את העובד (את זה אפשר לעשות בשלב מוקדם יותר של תיאום ציפיות בזמן שיחת משוב או בשיחה אישית במידה וקיימת בעיה עם העובד ועל מנת לתת לו הזדמנות להשתפר). עם זאת הקפידו להבהיר כי זו החלטה סופית ואל תייצרו אשליות או תקוות שווא לשינוי ההחלטה.

4. לעיתים עובדים מפוטרים בגלל קיצוצים או חוסר התאמה. אין זה אומר שהם בהכרח עובדים גרועים. יתכן והם אינם מתאימים לתפקיד, יתכן ואינם מתאימים לארגון, יתכן ונפרדים מהם בצער מחוסר ברירה אך הם יעשו חייל במקום אחר ולכן: הקפידו גם להזכיר את המעלות שלהם, את החוזקות שלהם ועודדו אותם כי יוכלו לעשות שימוש בחוזקה מסוימת בארגון או בתפקיד בהם חוזקות אלו נדרשות. לכל עובד יש חוזקות וחולשות ולכן אל תגרמו להם לתחושה שהם לא יוצלחים, הקפידו לא לפגוע בדימוי העצמי שלהם. פיטורין בסופו של דבר הוא אקט המהווה פגיעה לא פשוטה באגו בנוסף על הפגיעה הכלכלית, הנפשית, המשפחתית והחברתית ולא קל להתמודד עם הסיטואציה.

5. דברו על הפרידה עצמה – מתי יסיים העובד את תפקידו, עם מי יעשה חפיפה לתפקיד (עם עובד חדש שגוייס, עם עובד שעליכם לגייס כעת, עם עובד אחר במקרה של צמצום התפקיד והעברת הסמכות למישהו אחר), עדכנו לגבי קבלת פיצויים וכל התנאים הסוציאליים שמקובלים על פי חוק. דאגו להכין מידע זה מראש ובצורה דיסקרטית עם מנהל מדור שכר / מנהל משאבי אנוש בחברה והגיעו עם נתונים כתובים. עדכנו אותו לגבי קבלת מכתב פיטורין וכל זכויותיו. לגבי המלצה – עובד שפוטר רשאי לבקש מכתב המלצה וקשה מאד לסרב לבקשה זו (אלא אם מעל בכספים, הטריד מינית או עבר עבירה פלילית). יחד עם זאת אתם יכולים לכתוב מכתב המלצה רשמי שאינו בבחינת המלצה של ממש אלא משהו כללי ביותר. תנו למפוטר להחליט מי יודיע על העזיבה לאנשים – הוא או אתם.

6. תמיכה ועזרה – ישנם ארגונים שמפנים את המפוטר לחברת ההשמה עימם הם עובדים. ישנם המאפשרים לעובד מספר פגישות על חשבונן עם מאמן קריירה או חברת ייעוץ תעסוקתי. בידקו מה מקובל בארגון שלכם עם מחלקת משאבי אנוש. בנוסף, אפשרו לעובד לצאת לראיונות גם אם מדובר על שעות העבודה. עודדו אותו כי זוהי הזדמנות עבורו לשינוי או מציאת תפקיד מתאים יותר לכישוריו. זכרו כי כל עובד תרם לארגון שלכם ועל כן ראוי לנהוג בו בכבוד. הדרך בה תנהגו כלפיו היא גם מה שאתם משדרים לשאר העובדים: כיצד יתייחסו אליהם, האם מעריכים את השקעתם בארגון, האם דואגים להם.

לסיכום

מוטב לאפשר לעובד שפוטר להבין כי הסיבה לפיטורין אינה קשורה לאישיותו על מנת שלא תהיה פגישה קשה בדימוי שלו. לכן, עדיף לדבר על התפקוד או מצב הארגון או אי-התאמה לצרכים. גם אם עובד פוטר כי לא עשה עבודתו היטב עליכם לזכור כי כולנו בני אדם ולא פשוט להתמודד עם סיטואציה של פיטורין וגם… הכדור הוא עגול… גם אתם יכולים להיות בסיטואציה כזו – זכרו זאת ונהגו במפוטר כשם שהייתם רוצים שינהגו בכם.

אני מזמינה אתכם להתייעץ עימי בכל נושא בתחום הניהולי:

 

אתם מסכימים? יש לכם מה לומר? אשמח לשמוע את דעתכם:


הוספת תגובה

בחזרה למעלה