כניסה לתפקיד ניהולי

כבר עשור שאני מלווה מנהלים צעירים, ובכל פעם מצטיירת אותה התמונה. אדם מוכשר ומצליח, שסוף סוף מקבל את ההכרה מהמנהלים שלו ונכנס באופוריה לתפקיד הניהול.

מהר מאד תחושת האופוריה הזו מתחלפת בלחץ –

הם מגלים שהכישורים שהביאו אותם לזכות בתפקיד, שונים מאד מהכישורים שדרושים להם כדי להצליח בו (קצת כמו להצליח כי אתה פטיש, ואז מצפים ממך להיות מקדחה). הם מגלים שהכניסה לתפקיד הנחשק עטופה בבדידות, הם כבר לא חלק מהצוות אליו היו רגילים, וקשה להם להתייעץ עם המנהלים הסובבים אותם, כדי שחלילה לא ישדרו חולשה, חוסר בטחון או חוסר ידע. תוסיפו לזה סל של מיומנויות חדשות, שהמנהל הצעיר צריך לגייס ולפתח במהירות, ותקבלו המון תסכול וקושי.

חוסר הצלחה בתפקיד הניהולי הראשון עלול להיות חורץ גורלות – גם משום שהוא בונה את ההתרשמות של המנהלים ממך, וגם משום שהוא בונה את תחושת הערך העצמי שלך כמנהל ומגדיר מה תוכל או לא תוכל לעשות בהמשך.

החדשות הטובות הן שאפשר גם אחרת!

לכן, במאמר זה אני חושפת את 5 הצעדים שכל מנהל צעיר חייב לעשות כדי לסלול את דרכו להצלחה.

כניסה לתפקיד ניהולי – חניכה

דפוס המחשבה הנפוץ של "יהיה בסדר" הוא השורש העמוק ביותר לאי הצלחה. החוזקה הגדולה ביותר שלך כמנהל צעיר הוא דווקא להכיר בחולשות שלך ובחוסר הידע שלך. אף אחד לא נולד מנהל. כישורים ניהוליים הם כישורים נרכשים שצריך לטפח אותם, ולאף אחד אין את כל הידע הדרוש לו כדי להצליח.

הכרה בכך ופתיחות לקבל עזרה היא זו שתמצב אותך גבוה בסולם ההצלחה!

ישנם ארגונים שמבינים שמנהל צעיר נכנס באופן מובנה עם חוסר בטחון, חוסר ידע וחוסר במיומנויות ניהול, ומעניקים לו מנטורינג. לעיתים זה המנהל הישיר (לטעמי זו האופציה הפחות מוצלחת), לעיתים מנהל מש"א ולעיתים מנטור חיצוני.

מנטורינג איכותי יכול לעזור למנהל בהתמודדויות עם הסיטואציות החדשות והמאתגרות, לבנות לו את החוסן הפנימי ואת הבטחון בעצמו, ולעזור לו לצלוח את הבורות שממתינים בדרכו של כל מנהל מתחיל. מנטורינג מפחית את תחושת הבדידות, נותן מענה לדילמות ועוזר לבנות את סט הכישורים הניהוליים.

חניכה היא אלמנט קריטי בכניסה לתפקידי ניהול וראוי שיהיה לה מקום בכל ארגון. אם אין- המנהל צריך לדאוג לעצמו לליווי מחוץ לארגון.

כניסה לתפקיד ניהולי – תיאום ציפיות

אחד הדברים המפתיעים ביותר שגיליתי הוא שברובם המכריע של הארגונים, לא מתבצעת שיחת תיאום ציפיות איכותית עם הבוס הישיר.

כעובד, למדת מהם הציפיות ממך, מהם האיכויות שיובילו אותך קדימה וכיצד להגשים יעדים ולרכוש את אמונם והערכתם של המנהלים שלך.

והנה ברגע אחד כללי המשחק משתנים.

מעבר לכך שסט הכישורים המצופים ממך משתנים, גם הציפיות ממך כמנהל משתנות בין לילה. לנסות ולצעוד בשביל החשוך הזה, מבלי להבין מה מצופה ממך ומהם כללי המשחק הוא ערובה לכשלון במקרה הרע או ל"השרדות" בלבד במקרה הטוב.

זה ממש כמו לעלות למגרש ולנסות לשחק בבייסבול כשאינך מכיר את הכללים. גם אם אתה ספורטאי בעל כושר מעולה, כשאינך יודע מהם הכללים, ברור שתעשה טעויות רבות.

שיחת תיאום ציפיות היא מצפן הכרחי על מנת להבין מה הכיוון ולתכנן את הדרך. האחריות לנושא צריכה להיות של המנהל הישיר (לבד או יחד עם מנהל/ת מש"א). במידה וזה לא נעשה – חשוב שמנהל הצעיר יעשה זאת. יש דרך ברורה לקיום מוצלח של שיחת תיאום הציפיות ואותה אני מלמדת את המנהלים שאני מלווה.

כניסה לתפקיד ניהולי – משובים

מחקר גדול של חברת Futureworkplace , חברת פיתוח מנהלים גדולה מניו-יורק אשר פורסם בשנת 2010 ב-Harvard business review ובו השתתפן 2200 מנהלי דור המילניום מפרט מה הם מצפים ממעסיקיהם: זרם בלתי פוסק של משובים, להכיר חברים חדשים, ללמוד מיומנויות חדשות, להתחבר למטרה הגדולה של הארגון (תחושה של מטרה היא גורם מפתח בשביעות הרצון בעבודה שלהם), להגיע להצלחות מהר. להלן הטבלה המראה מה רוצה דור המילניום מהבוס וכן מהחברה ומה הוא רוצה ללמוד.

קבלת משוב הוא אלמנט קריטי בשנה הראשונה כיוון שהוא משמש מצפן עבורך – האם אתה מתנהל נכון, האם אתה מתקדם ביעדים, האם יש דברים לשפר וכו'… לכן, בקש מעת לעת משוב מהבוס הישיר שלך על מנת לוודא שאתה במסלול הנכון ומתנהל בהתאם לציפיות שלו ממך וגם להבין היכן טעית, מה לשפר או לתקן. לא חייבים לתאם שיחת משוב רשמית, אפשר לבקש התייחסות של הבוס בישיבות השבועיות שלכם לדברים שקרו במהלך השבוע, פרוייקטים חשובים, התקדמות שלך או של הצוות. כל הערה שתקבל תהווה משוב ותאפשר לך ללמוד ממנה ולהשתפר.

כניסה לתפקיד ניהולי –  מערכות יחסים

אין ספק שמערכת יחסים טובה עם הבוס תעניק לך בטחון ותשפר משמעותית את הביצועים שלך וסיכויי ההצלחה שלך. כדי להצליח כמנהל צעיר אתה צריך בוס שיכוון אותך בעזרת פגישות מסודרות ומשובים, בוס שיודע לתת לך תמיכה ולא פחות חשוב, שיידע להביע הערכה. מערכת יחסים רעה, לא תומכת, לא מעריכה ואף מתעמרת עם הבוס הישיר היא אחת הסיבות אם לא 'הסיבה' לעזיבתם של מנהלים את הארגון.

כמנהל צעיר עליך לקחת את האחריות על מערכת היחסים שלך עם הבוס. כמובן, שבמצב האידיאלי חשוב שהבוס ינחה כיצד יתנהלו הקשרים בינו לבין המנהל הצעיר, אך אתה כמנהל שרוצה לנווט את הספינה ולא להסתמך על הרוח, יכול לבנות את מערכת היחסים הזו, ולא משנה מי המנהל שלך. חשוב שתלמד כיצד מבססים מערכת יחסים טובה ואפקטיבית עם הבוס

כניסה לתפקיד ניהולי – מיומנויות ניהול

המעבר מ'עובד מוכשר' ל'מנהל מצליח' דורשת רכישת מיומנויות ניהול. למנהלים צעירים אין מושג מהו ניהול, כיצד מתמודדים עם סיטואציות ניהוליות שונות, כיצד מנהלים צוות, זמן, מערכות יחסים עם הצוות וקולגות, כיצד בונים סמכות ניהולית, כיצד מקבלים החלטות ועוד… היעדר מיומנויות ניהול אינו מאפשר לנהל נכון ובמקצועיות,גורם לכשלון בתפקיד ומערער את הבטחון של המנהל בהמשך דרכו. לכן חשוב שמנהל צעיר יצטייד בסט נרחב של מיומנויות שיאפשרו לו לנהל בהצלחה.

מקובל לחשוב שניהול ומנהיגות הן תכונות מולדות. בתכניות הליווי שלי אני מוכיחה שוב ושוב שאלו שטויות. אף אחד לא נולד מנהיג וכל אחד יכול לפתח מנהיגות. עוד יותר נפוצה התפישה שאם בחרו בי כמנהל, סימן "שיש לי את זה". אל תיפול לתוך המלכודת הזו! בתור עובד, סט הכישורים הללו כלל לא עמד לידי מבחן ובאופן טבעי אין לך ניסיון בניהול סיטואציות שונות שיקרו בדרכך. בדיוק כפי שלמדת באוניברסיטה והעמקת את הידע שלך כדי להפוך לעובד מצטיין, כך עליך לפתח כעת את המיומנויות הרכות כדי להצליח כמנהל, ויפה שעה אחת קודם.

ולקינוח: כיצד מפתחות 20 החברות הטובות ביותר בעולם את העובדים? על כך נתנה חברת הייעוץ האמריקאית Hay Group תשובה בהסתמך על מחקר שעשתה וכלל חברות ידועות כמו קוקה קולה, פרוקטר & גמבל, ג'נרל אלקטריק, יבמ, יוניליבר, מקדונלד, אינטל, סמסונג, 3M, הליוט פקארד, פפסיקו, טויוטה, סימנס, איקאה, ג'ונסון & ג'ונסון… התשובה הינה שאותן חברות מקפידות על הנושאים הבאים (ציטוט):

Classroom-based leadership training programs (eg., programs with lectures, simulations, role plays)
Mentoring by another senior manager/executive
Coaching by a trained internal coach
Rotational job assignments/deliberate management of the career path

לסיכום – היות שדור המילניום מהווה כבר כמעט ממחצית העובדים בעולם ובמספר לא מבוטל של חברות הם מהווים את הרוב, לא ניתן להתעלם מהנתונים והרצונות וכמנהלים בארגונים עלינו לחשוב כיצד לחבר את המנהלים למטרה הארגונית הגדולה ולא רק לזו המחלקתית/צוותית, לתת משובים תכופים יותר ולא אחת לשנה (אני בעד משובים קצרים ופידבקים קטנים), לאפשר למידה והתמקצעות.

מנהלים צעירים – כשהארגון לא מלווה אתכם בכניסה לתפקיד  – האחריות לנושא היא לחלוטין עליכם. כניסה ללא ליווי היא 'חטא היוהרה'….(נלמד תוך כדי ויהיה בסדר) והימור על התפקיד, היא עושה את ההבדל בין להצליח לבין להיכשל (ולצערי מלווה גם כאלו שהימרו ונכשלו…). לכן, אם מוניתם לתפקיד ניהולי – דאגו לאיש מקצוע מתאים שילווה אתכם, יקנה לכם מיומנויות ניהול, ילמד אתכם מהן הטעויות שעושים מנהלים צעירים וכיצד להימנע מהן ויוביל אתכם להצלחה בתפקיד. זיכרו כי הצלחה בתפקיד הראשון היא קריטית ותאפשר לכם גם קידום בהמשך.

מעוניינים להוריד את המדריך '6 התובנות הקריטיות למנהל מתחיל' ? השאירו פרטים בלינק המודגש והמדריך יישלח אליכם.

לקריאה נוספת – אימון מנהלים חדשים