בלוג האימון של טלי פלד
0
09/10/2016
אימון מנהלים – ניהול צוות

ניהול צוות – הגדרה

צוות הוא קבוצה של אנשים אשר מכוונת להשגת מטרה עסקית כלשהיא ואשר עובדת יחד למען אותה מטרה באופן היוצר הדדיות ושיתוף פעולה בין חברי הקבוצה. ניהול צוות הוא דבר מורכב הכולל ניהול של אנשים שונים האמורים לעבוד, למרות השוני, על מטרות משותפות. הניהול מתייחס הן לאנשים, הם לתהליכים המשותפים להם והוא כולל קביעת מטרות ויעדים לצוות :הן ברמת הצוות כחלק מהארגון, הן ברמת הפרט בתוך הצוות. לפני שנדבר על ניהול צוות בצורה אפקטיבית, אשתף אתכם בסיפור על מטס אווזי הבר.

אימון מנהלים, ניהול צוות ועבודת צוות ומדוע טסים אווזי הבר במבנה V ?

בשנת 1914 פורסם מחקר שנערך ע"י חוקר גרמני בשם קרל ויזלברגר בנוגע למטס אווזי הבר. החוקר מצא מספר נתונים מעניינים על המטס במבנה מיוחד זה והם:

  • כאשר הציפורים נעות במבנה בצורת V הן משתמשות בפחות אנרגיה מאשר אלו שעפות לבדן. זו גם הסיבה מדוע הן מסוגלות לעוף למרחקים ארוכים יותר.
  • בחוד המבנה נמצא מנהיג הלהקה והוא המוביל אותה.
  • המבנה המיוחד מקנה לציפורים יתרון של הפחתת החיכוך באוויר ואפשרות להגביה עוף בזכות משק הכנפיים של האווז שלפניהם. לכן, מעופם במבנה זה יעיל ב-71% יותר ממעוף אווז בודד.
  • כאשר אחד האווזים זז ממקומו במבנה, הוא חש בהתגברות החיכוך בינו לבין האוויר, וממהר לחזור למיקום הנכון כדי ליהנות מתנאי מעוף משופרים.
  • כאשר מנהיג הלהקה מתעייף ועובר לתוך המבנה, תופס את מקומו אווז אחר.
  • כאשר אחד מחברי הלהקה אינו חש בטוב או נפצע ונאלץ לנחות, אחד או שניים מחברי הלהקה
  • מצטרפים אליו לשם הגנה ועזרה עד שיוכלו לשוב ללהקתם או להתלוות ללהקה אחרת שעוברת בדרכם.
  • חברי הלהקה מעודדים את המנהיג בקריאות עידוד –קריאות אווזי הבר. 

אימון מנהלים – מה ניתן להסיק מכך בהקשר של ניהול צוות ועבודת צוות?

  • אם נלמד לפעול בצוות, נשיג דברים רבים יותר.
  • אם נפעל למען אחדות המטרה, תוך סיוע הדדי ושילוב כישורים – נגיע להישגים.
  • עידוד הוא כלי חשוב ומסייע לכל עובד ומנהל בכל ארגון ומייצר רמות מוטיבציה גבוהות.
  • היכולת להחליף מישהו בצוות, לעזור למנהיג או לקיים תורנויות חשובה לשם מימוש משימות קשות ובמיוחד ארוכות טווח.
  • תחושת השיתוף, החברות והעזרה מקלה על הפרטים בצוות ומאפשרת להגיע מהר יותר ליעדים ולהצלחה מאשר אלו המנסים להתמודד לבד.

אם כך, מהו ניהול צוות אפקטיבי ?

ריכזתי עבורכם תובנות שלי מליווי מנהלים לנושאים החשובים בניהול צוות:

  • בנו צוות 'מנצח' – מנהל טוב עושה בחירה נכונה של אנשים לצוות שיהיו בעלי כישורים מתאימים ואשר ישלימו האחד את השני. מנהל טוב אינו מפחד מאנשים חזקים לצידו ולכן הוא מקיף עצמו בצוות בעל כישורים גבוהים. בנוסף, מנהל טוב יודע לזהות חוזקות וחולשות של כל אחד מחברי הצוות וכן לזהות מובילים שינהיגו את הצוות בכפוף אליו. תהליך בניית צוות איכותי המבוסס על כישורים מתאימים ומשלימים יכול לעיתים להוות את ההבדל בין צוות מצליח לצוות שלא, בין הצלחה לכשלון. 
  • הגדרת מטרות והקצאת משימות– הגדרות מדויקות של המטרות והיעדים נדרשות בעבודת צוות על מנת לעמוד בלוחות הזמנים וכדי שתחומי האחריות יהיו ברורים לכל אחד. כמו כן, הקצאה נכונה של משימות לחברי הצוות אמורה להתייחס לפערים בין כישורי ויכולות חברי הצוות באופן שיאפשר עמידה בזמנים. זה המקום להדגיש כי יש להקפיד על הצבת יעדים ריאליים. יעדים שאפתניים מידי שאינם ברי ביצוע יגרמו לאי עמידה בפרוייקטים ולתחושת כשלון בקרב חברי הצוות. לכן, אל 'תמתחו' את גבול היכולת למשהו שאינו מחובר למציאות.
  • מיקוד – זה המקום להזכיר חוק הקשור לניהול זמן אפקטיבי ובעיניי יש לו משמעות גדולה גם בניהול צוות – חוק פארטו או כפי שנהוג לכנותו, חוק 80 / 20. עיקרון חוק פארטו הוא שיש למקד מאמצים במשימות היעילות ביותר אשר יקדמו אותנו להצלחה, למטרה ולהישגים. בהתאם לכך, 20% מהעשייה של חברי הצוות אמורה להניב 80% רווח או תוצאות ובכך תהווה מיקוד בעשייה ובמטרה. כאשר פועלים הפוך, משקיעים מאמצים רבים (80%) במיעוט תוצאות (20%). ועוד על מיקוד: כמנהלים, אנחנו רוצים להספיק הכל  ומוצאים עצמנו (וגם גאים בכך…) בסיטואציות מולטיטסקינג בשל שלל משימות למול זמן קצוב העומד לרשותנו  אבל…האם להספיק הכל הוא המטרה. האם מולטיטסקינג מקדם או מעכב? סטיב ג'ובס הגדיר היטב את המיקוד באומרו: Focusing is about saying NO. מיקוד זה לדעת לומר 'לא', מיקוד זה להתרכז בפחות אבל לעשות את הפחות היטב, מיקוד זה ההיפך ממולטיטסקינג.
  • יצירת מוטיבציה – המוטיבציה שונה אצל חברי הצוות ומנהל אמור לזהות מה מניע כל אחד בעבודתו ולנסות לרתום את המוטיבציה האישית לטובת העבודה המשותפת. זהו תהליך לא פשוט, מאתגר, אך מועיל.
  • ניהול השונות – ניהול צוות שונה מניהול קבוצת אנשים היות ולצוות יש משימה משותפת. למשל: צוות אנשי פיתוח יעבוד על משימת פיתוח מוגדרת עם לו"ז קבוע לסיום המשימה. ניהול כזה מצריך מיקוד במשימה וניהול כל חברי הצוות לטובת אותה משימה מסוימת. המשימה אמנם משותפת אך הניהול הוא של אנשים שונים בתוך אותה משימה. אנשים שונים צריך לנהל בצורה שונה שכן אחד עובד לאט, אחד מהר, אחד מעלה רעיונות ופחות טוב בכתיבה, אחד טוב בביצוע בפועל וכו'. בניהול צוות נדרשת לפיכך מיומנות ניהול אשר תחבר בין אנשים שונים בעלי יכולות אישיות שונות בצורה שתיצור בסופו של דבר השלמת משימה ועמידה במטרות ובלו"ז.
  • ישיבות צוות – הקפידו על ישיבות קבועות אך לא ארוכות מידי על מנת לסנכרן את חברי הצוות באשר להתקדמות, לבעיות שעלו וכו' ואפשרו לכל אחד להתבטא בקצרה.
  • אווירה נעימה – קשה לנהל צוות כשאווירת העבודה אינה טובה, כשחילוקי דיעות גוברים על ההרמוניה או כאשר יש בעיות ביחסים הבין אישיים בתוך הקבוצה. מנהל טוב צריך להיות עירני לכך ולדאוג לאווירה טובה.
  •  מתן עצמאות – כשלא מאפשרים לעובדים בצוות להתנהל בצורה עצמאית ובודקים אותם כל יום, מקבלים עובדים מתוסכלים. פיקוח הוא דבר טוב כל עוד הוא לא מקרין לחברי הצוות שאינכם סומכים עליהם. אפשרו ועודדו אחריות אישית ברמת הפרט באופן שיפחית התלות במנהל, יאפשר עבודה עצמאית ואחראית ותפוקה אישית טובה. 
  • תקשורת בין אישית אפקטיבית – תקשורת היא הבסיס לעבודה משותפת. כמנהלים, הקפידו על תקשורת מיטבית עם חברי הצוות ופעלו למען תקשורת טובה ביניהם ככל שביכולתכם. בנוסף, דאגו לתקשר את המטרות הניצבות בפני הצוות, את היעדים וכל מידע החשוב לעבודתם. במידה ואתם ערנים לבעיות בתחום התקשורת – אל תהססו ואל תתעלמו אלא 'הציפו' את הנושא בפני הצוות לשם פתרון הבעיות. בנוסף, נהלו תקשורת ואינטרקציה חיובית עם קבוצות עבודה מקבילות, לעולם אין לדעת אם לא תזדקקו לעזרה, סיעור מוחות וכו'.
  • אפשרו למידה – אפשרו לחברי הצוות למידה בנושאים שאינם שולטים בהם ביד רמה. נכון שהיה אידאלי לנהל צוות עובדים שכולם 'תותחים' בתחומם אך בדר"כ לא זו המציאות. לכל חבר בצוות יש חוזקות ויש חולשות, יש ידע נרחב בתחום מסוים וידע מצומצם בתחום אחר. אפשרו להם התפתחות ולמידה והביאו זאת בחשבון בעת תכנון לוחות הזמנים של תוצרי עבודת הצוות.
  • משוב – תנו משוב לחברי הצוות באופן קבוע ולא פעם בשנה על מנת לשמור על ביצועים משופרים ולאפשר להם 'תיקונים' בעבודתם בזמן אמת. הוקירו את החברים מידי פעם על ביצועים והתקדמות, על יוזמות ועל עזרה לאחרים ועשו זאת הן באופן פרטי, הן בישיבות צוות. הוקרה מהווה חיזוק משמעותי מאד לחברי הצוות ומעלה את המוטיבציה.
  • מעקב ובקרה – עקבו אחר עמידה בלוחות הזמנים באופן קבוע על מנת שלא תגלו חריגות משמעותיות. זמן הוא משאב יקר וסטיה ממנו עלולה לגרום לכשלון פרוייקט או נזקים כספיים ואחרים לארגון.
  •  מנהיגים לצוות – במידה ומדובר בצוות גדול, זהו מנהיג אחד או שניים שיכולים לעזור לכם להוביל את הצוות וגם לנהל אותו במידה ותעדרו לזמן מה או תהיו עסוקים. אנשים אלו אמורים להיות מי שמבינים היטב את המטרות והמשימות, אחראים ומחוייבים לארגון ובעלי תקשורת טובה עם שאר חברי הצוות. 

 

ערכים משותפים לעבודת צוות הם: עוצמה, שיתוף, תמיכה, חלוקת משאבים, עידוד, עזרה, חיזוק, הישגיות. כדי שצוות יתנהל בצורה אפקטיבית צריך ניהול נכון של הצוות ושל הכשרונות אך צריך גם שחברי הצוות יכירו את יתרונות וכישורי כל אחד מהצוות, צריך לנווט נכון בעלי אגו בתוך הצוות ולהביא את הצוות לעבודה משותפת לאורך זמן אשר תביא לתוצאות מקסימליות עבור הארגון. ניהול צוות הוא עניין של סינרגיה בין החברים וחשוב שמנהלים יזכרו כי הם אינם פועלים לבד בסביבה הארגונים שלהם וכי הצלחתם תלויה במידה רבה בצוות אותו הם מנהלים. זכרו – השלם גדול תמיד מסך חלקיו.

אני מזמינה אתכם לקפיצת מדרגה אישית, מקצועית וניהולית ולתיאום פגישת הכרות:

לקריאה נוספת –  אימון מנהלים

אתם מסכימים? יש לכם מה לומר? אשמח לשמוע את דעתכם:


הוספת תגובה

בחזרה למעלה